Ваш помощник
на пути к успеху
7 (495) 545-49-21
8 (800) 500-30-29
Заказ интернет-магазинов,
служба поддержки
режим работы: 09:00 - 18:00 (мск)
Блог Shop2YOU > Директору интернет-магазина > Управление наличием в интернет-магазине Shop2YOU

Управление наличием в интернет-магазине Shop2YOU

10 января 2019

"Но мед — это очень уж странный предмет...
Мед если есть — то его сразу нет!"
(Борис Заходер, песенка Винни Пуха)

Вам наверняка знакома ситуация, когда вы заказали товар в интернет-магазине и заплатили за него, но оказывается, товар уже распродан и его нет!

Такое очень неприятно для покупателя, и создает проблемы для продавца, снижает доверие к интернет-магазину. Придется возвращать деньги и объясняться с покупателем.

В этой статье мы расскажем, как правильно управлять наличием товара на витрине интернет-магазина и в офлайн точках продаж, чтобы организовать сквозной учет товаров на базе сервиса Shop2YOU.

Интеграция с внешними товароучетными системами

Когда в интернет-магазине нужно организовать товарный учет, часто используют интеграцию с внешними товароучетными системами, такими например, как 1С или Мой склад.

В интернет-магазинах Shop2YOU такая интеграция тоже предусмотрена, однако во многих случаях лучше пользоваться встроенным складским учетом. Это позволить сэкономить средства, так как приобретение, пользование и обслуживание внешних товароучетных систем требует затрат, единовременных и ежемесячных.

Разумеется, если в вашей торговой компании система 1С или аналогичная товароучетная система используется уже много лет, сделаны все необходимые индивидуальные настройки и обучены сотрудники, то имеет смысл рассмотреть в первую очередь интеграцию интернет-магазина с существующей системой. Однако если такого наследия еще нет, то можно заметно сэкономить, используя встроенный товарный учет сервиса Shop2YOU.

Подключение внешнего учета товаров к итернет-магазину решает многие проблемы, однако, помимо дополнительных затрат, появляются и новые.

Интеграция интернет-магазина и офлайн точек продаж с внешней товароучетной системой приводит к тому, что данные о товарах, их ценах и наличии будут хранится в разных местах. Соответственно, необходимо позаботиться о своевременной синхронизации данных. Если синхронизация будет неполной или она будет запаздывать, будут проблемы. Покупатель может купить товар, отсутствующий на складе, или ему будет предложена неправильная цена.

При использовании товарного учета сервиса Shop2YOU все данные о товарах, ценах и наличии хранится в единой базе данных, что полностью исключает необходимость синхронизации с внешними системами. Если помимо интернет-магазина у вас имеется несколько офлайн точек продаж, то обеспечивается единое управление наличием и ценами. Где бы ни был оформлен заказ, в интернет-магазине или в одной из офлайн точек продаж, это немедленно отразится на состоянии склада.

Кроме того, сервис Shop2YOU предлагает решение для онлайн-касс, которые можно подключать в интернет-магазинах, а также размещать в офлайн точках продаж. В 2019 году такие кассы будут нужны практически всем предпринимателям, даже тем, кто работает на патенте и ЕНВД.

Управление наличием вручную

Если у вас относительно небольшой поток заказов, то ваш менеджер сможет управлять наличием товаров вручную.

Чтобы задать количество товаров, откройте список товаров в редакторе каталога, в разделе Товары на вкладке Редактор каталога. Здесь вы можете ввести нужно количество в поле Кол-во на складе (рис. 1).


Рис. 1. Изменение количества товаров на складе в редакторе каталога

Чтобы количество товара изменилось, щелкните кнопку Сохранить в нижней части окна редатора.

Аналогичная возможность предусмотрена в редакторе прайс-листа, доступного на вкладке Цены редактора описания и атрибутов товара (рис. 2).


Рис. 2. Редактирование количества на странице прайс-листа

Если у товара предусмотрены модификации (по цвету, размеру или другим характеристикам) то в прайс-листе вы можете указывать не только индивидуальные цены и скидки на модификации товара, но и их наличие на складе. Это можно делать как для существующих позиций, так и для вновь добавляемых.

По мере того как покупатели будут оформлять заказы, количество товаров на складе будет автоматически уменьшаться. Если количество уменьшится до нуля, то статус товара из В наличии перейдет в Нет в наличии. Подробнее об этом читайте ниже в этой статье.

Управление наличием через импорт прайс-листа

Ручное управление наличием, описанное в предыдущем разделе, подойдет только в простейших случаях. Если наличие на складе обновляется часто, потребуется автоматизация.

Самое простое, что можно сделать, это управлять наличием на складе через импорт прайс-листа. Например, вы регулярно получаете прайс-лист в виде файла Excel от поставщика, и в этом файле есть столбец с количеством полученного вами товара.

Для обновления количества на складе из этого поля необходимо указать соответствие этого столбца полю количества на складе (рис. 3).


Рис. 3. Указываем соответствие для поле количества на складе

Учтите, что текущее количество на складе, которое было перед импортом, будет перезаписано новыми значениями из файла прайс-листа.

Настройте параметры работы склада

При использовании встроенного складского учета вам необходимо настроить параметры работы склада. Эти параметры доступны в блоке Настройки склада раздела Настройки, Настройки витрины (рис. 4).


Рис. 4. Параметры настройки склада

Здесь всего два флага.

Если установлен флаг Не менять статус товара автоматически, то изменение количества товара не влияет на изменение статуса товара В наличии или Нет в наличии. Это нужно, когда отсутствие товара на складе означает, что нужно заказать этот товар у поставщика, а не отмечать товар как отсутствующий.

Если установлен флаг Разрешить оформление заказа при недостатке количества на складе, то покупатель сможет оформить заказ даже при нулевом количестве или при недостатке количества. В этом случае количество товара может стать меньше нуля. Это означает, что менеджеру необходимо заказать этот товар у поставщика, т.к. он находится в дефиците.

В том случае, когда этот флаг не установлен, покупатель не сможет оформить заказ на количество товара, большее, чем есть на складе.  Ему нужно будет уменьшить количество товара в заказе.

Настройте статусы заказов

По умолчанию для товаров, которые есть или отсутствуют в наличии устанавливаются статусы В наличии и Нет в наличии, соответственно. Вы можете задать статусы, которые будут устанавливаться при наличии и отсутствии товара на складе в разделе Товары, Справочники на вкладке Статусы товаров (рис. 5).


Рис. 5. Редактор статусов заказов

Обратите внимание, что для статуса Нет в наличии здесь установлен флажок Сообщить о поступлении. Если покупатель откроет описание товара, которого нет в наличии, он увидит там кнопку Сообщить о поступлении. Сообщение о доступности товара придет посетителю на его адрес электронной почты.

Флажок Сообщить о поступлении также будет полезен для статуса товара На заказ. Он позволит посетителям подписаться на уведомление о поступлении товара в продажу.

Импорт наличия от поставщиков с привязкой товаров

Если у вас несколько или много поставщиков, может получиться так, что один и тот же товар называется у разных поставщиков по-разному. В этом случае мы рекомендуем использовать плагин Импорт наличия и цен от поставщиков. Этот плагин позволяет вам настроить привязку импортируемых от разных поставщиков товаров к каталогу вашего интернет-магазина.

Плагин допускает автоматическую и ручную привязку. Автоматическая привязка выполняется по артикулу товара. При этом предполагается, что один и тот же товар у разных поставщиков имеет один и тот же артикул. В режиме ручной привязки вам нужно указывать товары из вашего каталога, к которым будут привязаны соответствующие импортированные товары.

Для каждого поставщика привязку нужно делать только один раз. Результаты привязки сохраняются и будут использованы при последующих импортах.

Детальное руководство по установке, настройке и работе с плагином вы найдете в нашей документации.

Склад с резервом

При установке плагина "Склад с резервом" расширяются возможности складского учета:

  • можно увидеть в заказе, сколько товаров зарезервировано под заказ, и сколько не хватает для комплектации заказа;
  • полностью зарезервированные заказы отмечаются зеленым значком, заказы с дефицитом — красным;
  • в списке заказов можно искать по резерву — полному или частичному;
  • резерв товара происходит, если заказу присваивается статус, у которого отмечен флажок "Резерв товара", и снимается с резерва — если статус с резервом поменялся на любой другой без резерва.

Сразу после установки плагина "Склад с резервом" нужно указать статусы заказов, для которых требуется выполнять резервирование товара на складе. Чтобы это сделать, откройте в административном сайте раздел Заказы, подраздел Справочники, а затем откройте вкладку Статусы. Установите флажок Резерв товара в строке для статусов, требующих резервирование товара на складе (рис. 6).


Рис. 6. Указание статусов заказа для резервирования товара

Когда заказ перейдет в статус, для которого установлен данный флажок, товар будет зарезервирован для заказа.

Учтите, что если плагин "Склад с резервом" не используется, то товар будет зарезервирован на складе при любом статусе заказа. Если же плагин установлен, но статусы не настроены, то резервирования не произойдет.

На рис. 7 мы показали список заказов при установленном плагине "Склад с резервом".


Рис. 7. Отображение заказов с дефицитом и резервом

Заказ 680 отмечен красным кружком. В нем зарезервировано 7 товаров, а 5 находятся в дефиците (обозначение [ 7 / 5 ]). В заказе 679 нет дефицита, поэтому он отмечен зеленым кружком. При этом видно, что зарезервировано три чайника и один телефон.

Также при установке плагина "Склад с резервом" появляется возможность искать полностью укомплектованные заказы, а также заказы с дефицитом.

Чтобы найти заказы, в которых есть дефицит, выберите из списка Резерв формы поиска заказов строку Частичный. Вы увидите список заказов, которые невозможно полностью укомплектовать из-за дефицита товаров на складе (рис. 8).


Рис. 8. Поиск заказов с дефицитом

Для того чтобы найти полностью укомплектованные заказы, выберите из этого списка строку Полный.

Доработка складского учета на заказ

Как правило, в средних и крупных торговых компаниях для складского учета применяются собственные, иногда довольно сложные бизнес-процессы. В этом случае при использовании внешних товароучетных систем, таких как 1С, их приходится дорабытывать, и такие доработки могут стоить недешево.

Складской учет в магазинах, открытых на сервисе Shop2YOU, тоже можно дорабатывать на заказ.

Для учета особенностей складского учета в каждом конкретном интернет-магазине возможна настройка и доработка плагина "Склад с резервом".

Если у вас много поставщиков, например, десятки, и требуется постоянное обновление ассортимента с коррекцией наличия и цен, то мы можем добавить возможность автоматической загрузки прайс-листов поставщиков по расписанию из разных источников (с сайта, через FTP, по электронной почте). При этом прайс-листы могут быть в самых разных форматах, например, Excel, CSV, YML, CommerceML2, 1C и даже в нестандартных форматах, если их можно обрабатывать автоматически.

Также возможна автоматизация нестандартных бизнес-процессов на складе, требующая индивидуальной разработки.


Откройте магазин сейчас
Понравился пост? Поделитесь ссылкой на эту страницу в социальных сетях: